CHUYỂN ĐỔI SỐ: TRIỂN KHAI ERP QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP THÔNG GIÓ KRUGER VIỆT NAM 


Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay, quản lý nguồn nhân lực hiệu quả là yếu tố then chốt cho sự thành công của tổ chức. Kruger - một công ty cung cấp dịch vụ sưởi ấm, thông gió & điều hòa không khí hàng đầu - đã phải đối mặt với những thách thức đáng kể với các quy trình HR rời rạc, cản trở hiệu quả hoạt động và sự hài lòng của nhân viên.  

Để giải quyết những vấn đề này, Gopify đã triển khai hệ thống ERP tập trung vào các modules HR toàn diện.

THÔNG TIN CHUNG KHÓ KHĂN VÀ THỬ THÁCH TỔNG QUAN DỰ ÁN  QUÁ TRÌNH TRIỂN KHAI   KẾT QUẢ VÀ LỢI ÍCH ĐẠT ĐƯỢC SAU TRIỂN KHAI   KẾT LUẬN  THAM KHẢO 

THÔNG TIN CHUNG

 Kruger Ventilation Group được thành lập tại Singapore từ năm 1985, Tập đoàn Kruger Ventilation là công ty con của Soler & Palau Ventilation Group, có trụ sở chính tại Tây Ban Nha. Hiện tại, Kruger đã thành lập 60 đơn vị kinh doanh và dịch vụ trên toàn cầu. Kruger Việt Nam là công ty con của Tập đoàn Kruger Ventilation được thành lập từ 2009. (thonggiovn.com, n.d.)

Thông tin Kruger Việt Nam:
- Quốc gia: Việt Nam
- Ngành nghề: Cung cấp các giải pháp thông gió thông gió tiết kiệm năng lượng cho các tòa nhà dân cư, thương mại và khu công nghiệp
- Số lượng nhân viên: khoảng 250 công nhân viên  (vietnamworks.com, n.d.)

Dự án triển khai ERP quản lý nhân sự:
- Thời gian triển khai: 6 tháng (từ 10/2023 đến tháng 04/2024)
- Hạng mục: Cung cấp gói quản lý nhân sự nâng cao và quản trị doanh nghiệp chuyên sâu” trên nền tảng internet.

KHÓ KHĂN VÀ THỬ THÁCH

Trước khi sử dụng hệ thống, Kruger Việt Nam (từ giờ sẽ được gọi tắt là “Kruger”) đã gặp phải 1 số khó khăn về mặt quản lý nhân sự, có thể kể đến như:

Theo dõi nghỉ phép và tăng ca 

Theo dõi thủ công dẫn đến sự không nhất quán, dễ nhầm lẫn về số dư nghỉ phép hoặc tiền công tăng ca. Hơn nữa việc phê duyệt các yêu cầu nghỉ phép cùng tăng ca của nhân viên còn phụ thuộc vào giấy tờ truyền thống dẫn đến bỏ sót hoặc phê duyệt nhầm.

Tính lương

Xử lý thủ công nhiều cấu trúc tiền lương, khấu trừ, tiền thưởng và giờ làm thêm khác nhau tốn nhiều thời gian và tài nguyên, ngoài ra còn tăng nguy cơ sai sót.

Thông báo

Ngoại trừ bộ phận quản lý được gửi qua email, thông báo của công ty cho công nhân chủ yếu bằng hình thức in và dán thông báo công cộng. Điều này có thể dẫn đến việc bỏ sót thông báo.

Chấm công 

Phòng nhân sự dành nhiều thời gian để quản lý hồ sơ chấm công. Tuy nhiên việc theo dõi thủ công có thể dẫn đến sai sót. Phiếu chấm công không chính xác có thể dẫn đến tranh chấp và sự không hài lòng giữa các nhân viên.

Quản lý các khoản Bảo hiểm xã hội (BHXH)

Quản lý và tính toán thủ công tốn thời gian, dễ xảy ra sai sót dẫn đến việc quá tải khi phải giải đáp các thắc mắc của nhân viên liên quan đến các khoản phúc lợi.

TỔNG QUAN DỰ ÁN 

Gopify đã triển khai gói giải pháp “Quản trị quan hệ lao động” (gopy.io, n.d.)  bao gồm các modules và chức năng:

Thảo luận

  • Gửi tin nhắn/ thông báo của công ty đến toàn bộ người dùng hệ thống 

Nghỉ phép

  • Thiết lập loại nghỉ phép​
  • Quản lý số ngày phép còn lại – Phân bổ nghỉ phép
  • Phê duyệt yêu cầu nghỉ phép

Chấm công

  • Tạo chấm công theo giờ 
  • Gửi bảng chấm công để nhân viên xác nhận qua email

Tài liệu

  • Thiết lập quyền truy cập tài liệu
  • Quản lý tài liệu/ tập tin tải lên hệ thống

Tuyển dụng


  • Thiết lập đợt tuyển dụng

Nhân viên

  • Quản lý thông tin nhân viên 
  • Phòng ban
  • Cấp bậc – Vị trí công việc
  • Quản lý hợp đồng lao động (HĐLĐ) 
  • Quản lý Quản lý Khen thưởng – Xử phạt  
  • Quản lý nghỉ việc 

Tăng ca

  • Phê duyệt yêu cầu tăng ca
  • Tổng hợp số giờ tăng ca theo nhân viên/ phòng ban

​

Bảng lương

  • Quản lý các khoản phụ cấp, chi phí hàng tháng
  • Thiết lập mức đóng BHXH – BHYT – BHTN dựa theo công thức tính từ luật lao động Việt Nam
  • Tạo phiếu lương/ bảng lương theo nhân viên/ phòng ban.  
  • Gửi cho nhân viên xác nhận qua email.


QUÁ TRÌNH TRIỂN KHAI  

Giai đoạn
1
Lập kế hoạch và chuẩn bị 
  • Đánh giá ban đầu: Tiến hành phân tích quy trình HR của Kruger để xác định vấn đề cần quan tâm và cải thiện..
  • Phạm vi và mốc thời gian của dự án: Xác định phạm vi của dự án, đặt ra mục tiêu và thiết lập mốc thời gian thực tế để triển khai.
  • Các bên liên quan: Xác định các bên tham gia dự án dựa theo phạm vi, từ phòng Nhân sự đến bộ phận CNTT của Kruger.
Giai đoạn
2
Thiết lập modules và hệ thống
  • Lựa chọn modules: Xác định và lựa chọn các modules cụ thể và cần thiết để giải quyết các vấn đề của Kruger, bao gồm “Nhân viên”, “Nghỉ phép”, “Tăng ca”, “Điểm danh” và “Bảng lương”. Ngoài ra còn có các modules như “Thảo luận”, “Tài liệu” và “Tuyển dụng”.
  • Thiết lập máy chủ: Cấu hình máy chủ để đảm bảo hiệu suất và bảo mật tối ưu, bao gồm thiết lập các thư viện và cấu hình cơ sở dữ liệu.
Giai đoạn
3
Thiết lập thông tin và nhập dữ liệu
  • Thu thập và làm sạch dữ liệu: Thu thập các tập tin và làm sạch dữ liệu từ quy trình vận hành cũ của Kruger và để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ trước khi nhập (dữ liệu) vào hệ thống.
  • Kế hoạch chuyển đổi: Lên kế hoạch và tiến hành hỗ trợ Kruger trong việc nhập dữ liệu theo trình tự lên hệ thống. Dữ liệu được nhập bao gồm: thông tin tài khoản đăng nhập của nhân viên, thông tin phòng ban, vị trí công việc, cấp bậc và thông tin nhân viên.
  • Thiết lập thông tin bổ sung: Thiết lập các thông tin liên quan đến vận hành của hệ thống như máy chủ gửi mail, thông tin công ty, cấu hình các loại nghỉ phép, phân bổ nghỉ phép, cấu hình cấu trúc lương, mức tăng ca và các loại chi phí – phụ cấp.
  • Kiểm tra: Tiến hành kiểm tra rà soát để xác thực tính chính xác và toàn vẹn của dữ liệu đã được nhập, giải quyết sự khác biệt phát sinh giữa việc thao tác bằng thủ công và việc sử dụng hệ thống.
Giai đoạn
4
Đào tạo 
  • Hướng dẫn sử dụng hệ thống: Tổ chức các buổi đào tạo và hướng dẫn thao tác hệ thống toàn diện cho nhân viên nhân sự và những người dùng liên quan khác nhằm đảm bảo nhân viên của Kruger thành thạo trong việc sử dụng hệ thống mới.
  • Tài liệu kèm theo: Tạo các tài liệu hướng dẫn sử dụng chi tiết và các tài nguyên khác như video, ảnh,… để hỗ trợ việc huấn luyện, đào tạo cách sử dụng hệ thống. Ngoài ra còn cung cấp cho người dùng các bộ FAQs để tham khảo hướng giải quyết cho các vấn đề tương tự (helpdeskportal.online, n.d.)
Giai đoạn
5
Đi vào hoạt động
  • Lập kế hoạch đưa vào hoạt động: Lên kế hoạch đưa hệ thống vào hoạt động chính thức, xác định mốc thời gian triển khai hoàn toàn các modules và chức năng. 
  • Tùy chỉnh: Điều chỉnh các modules đã chọn để phù hợp với các yêu cầu riêng của Kruger, bao gồm điều chỉnh và bổ sung các tính năng như làm tròn lương, thay đổi template gửi email yêu cầu làm khảo sát,...
Giai đoạn
6
Hỗ trợ sau khi triển khai
  • Giám sát và tối ưu hóa: Liên tục theo dõi hiệu suất hệ thống và phản hồi của người dùng để xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
  • Hỗ trợ: Cung cấp hỗ trợ thông qua các kênh liên lạc như Zalo và email, ngoài ra còn cung cấp phương tiện để người dùng gửi các ticket yêu cầu hỗ trợ và phản hồi cho các vấn đề phát sinh liên quan đến hệ thống. (helpdeskportal.online, n.d.)

KẾT QUẢ VÀ LỢI ÍCH ĐẠT ĐƯỢC SAU TRIỂN KHAI  

 Với việc ứng dụng gói giải pháp “Quản trị quan hệ lao động” của Gopify, công ty Kruger đã giải quyết được các vấn đề:

Với việc triển khai module Nghỉ phép và module Tăng ca đã giúp tối ưu hóa quy trình yêu cầu và phê duyệt, hạn chế bỏ sót. Nhân viên có thể dễ dàng gửi yêu cầu thông qua hệ thống hoặc thông qua ứng dụng di động Gopy và người quản lý đồng thời có thể phê duyệt bất kỳ lúc nào mà không cần đến giấy tờ truyền thống.  

Các modules trên đảm bảo các yêu cầu nghỉ phép và tăng ca đều được xử lý hiệu quả, giúp cải thiện sự hài lòng của nhân viên và hiệu quả quản lý công việc.

Module Chấm công giúp tổng hợp và xử lý tự động dữ liệu được nhập từ máy chấm công, giảm khả năng xảy ra sai sót và đảm bảo dữ liệu bảng chấm công chính xác. Ngoài ra, với việc dùng module Nghỉ phép và module Tăng ca để quản lý yêu cầu và phê duyệt trên cùng 1 nền tảng, bảng chấm công của nhân viên cũng được tích hợp dữ liệu nghỉ phép và tăng ca.
Bảng chấm công sau khi được tổng hợp sẽ được gửi cho người lao động để họ có cơ hội xác nhận hoặc phản hồi nếu có sai sót. Điều này giúp giảm bớt gánh nặng về công việc tổng hợp giấy tờ cho nhân viên nhân sự, giúp bộ phận nhân sự có thể tập trung vào các hoạt động mang tính chiến lược hơn.

Dựa vào dữ liệu chấm công đã được người lao động xác nhận, phiếu lương sẽ được tính toán tự động dựa trên thông tin ngày công cùng với các khoản phụ cấp – phụ phí và tiền thưởng. Giải pháp tự động này đảm bảo bảng lương được tính toán chính xác, hạn chế sai sót qua đó nâng cao lòng tin của nhân viên. ​


Ngoài ra, việc linh động thiết lập các hệ số liên quan tính thuế thu nhập cá nhân, các khoản đóng BHXH-BHYT,… cũng giúp Kruger dễ dàng điều chỉnh theo sự thay đổi của luật lao động, qua đó giảm thiểu rủi ro về các vấn đề tuân thủ và pháp lý, đồng thời đảm bảo quyền lợi cho người lao động.

Module Thảo luận, đúng như tên gọi, là nơi quản lý và nhân viên có thể giao tiếp với nhau trên cùng 1 nền tảng, giúp tăng cường giao tiếp nội bộ. Với khả năng cung cấp các nhóm trò chuyện riêng tư và gửi thông báo cho toàn bộ người dùng, chia sẻ tập tin và tích hợp thông báo ngay trong hệ thống đã tạo nên môi trường giao tiếp gắn kết và hiệu quả.


Bằng cách tận dụng module Thảo luận, Kruger đã cải thiện sự hợp tác nội bộ, là cầu nối hiệu quả giữa người lao động và các cấp quản lý.

KẾT LUẬN 

Việc triển khai hệ thống ERP Gopify tại công ty Kruger Việt Nam đã đánh dấu một sự chuyển đổi đáng kể trong hoạt động quản lý nhân sự của công ty. Bằng cách giải quyết những thách thức liên quan đến quy trình làm việc thủ công, dữ liệu không đồng nhất và rủi ro về các vấn đề liên quan đến tuân thủ, hệ thống mới đã cung cấp một giải pháp hợp lý và hiệu quả. 

Các chức năng chính của nhân sự như quản lý chấm công, xử lý bảng lương, theo dõi thời gian nghỉ và làm thêm giờ, quản lý bảo hiểm xã hội đã được tự động hóa, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và cải thiện độ chính xác. Việc tích hợp thành công module “Thảo luận” đã nâng cao hơn nữa hoạt động giao tiếp nội bộ và thúc đẩy sự hợp tác.

Quy trình triển khai được lên kế hoạch và thực hiện theo đúng tiến độ, quá trình đào tạo toàn diện và hỗ trợ liên tục sau khi triển khai. Những lợi ích mà Kruger Việt Nam đạt được bao gồm nâng cao hiệu quả công việc, cải thiện sự hài lòng của nhân viên và giảm gánh nặng hành chính cho bộ phận nhân sự. Dự án “TRIỂN KHAI ERP QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP THÔNG GIÓ KRUGER VIỆT NAM” là minh chứng của một hệ thống ERP được triển khai tốt sẽ giúp ích trong việc tối ưu hóa hoạt động HR và thúc đẩy thành công của tổ chức.


THAM KHẢO